Transfert de siège social en entreprise : quelles démarches ?
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L’adresse d’une entreprise est définie comme son siège social. Le siège social est l’adresse administrative et fiscale de l’entreprise. S’il est possible d’exercer son activité dans un lieu différent de celui où est établi son siège social, dans la grande majorité des cas, les lieux coïncident.
Lorsqu’une entreprise souhaite changer sa domiciliation, c’est-à-dire transférer son siège social, plusieurs démarches sont à accomplir.
La modification des statuts pour un transfert de siège social
En effet, un changement de siège social implique une modification des statuts de l’entreprise. Les statuts de l’entreprise sont un ensemble de règles qui déterminent le fonctionnement de cette dernière, et comporte les caractéristiques principales permettant d’identifier l’entreprise, à savoir les fondateurs, le montant du capital social, mais encore l’adresse, ou le Kbis.
La procédure de modification des statuts de l’entreprise varie en fonction de l’entreprise concernée. Toutefois, dans la plupart des sociétés, la procédure est la suivante :
- Modification des statuts selon les règles de vote et majorité déterminées dans les statuts, ou en l’absence de précisions contraires, à l’unanimité des associés
- Retranscription de la décision dans un PV
- Publication d’une annonce légale de modification des statuts juridiques
- Déclaration de modification du siège social au CFE ou en ligne, avec un dossier constitué des différents éléments obligatoires (acte ayant décidé du transfert de siège, exemplaire des statuts signés, datés et mis à jour, formulaire m2, justificatif de jouissance des nouveaux locaux, attestation de parution dans le journal d’annonces légales, chèque pour les frais de modification…).
Quelles démarches pratiques à réaliser lors d’un changement de siège social ?
En parallèle de la modification des statuts, il faut également que l’entreprise organise le transfert de locaux d’un point de vue pratique.
Il y a notamment deux choses à effectuer de ce point de vue.
Le transfert du gaz et de l’électricité pour un changement de siège social
Afin de procéder au transfert de l’électricité et du gaz, plusieurs étapes sont à respecter :
- La résiliation du contrat pour les anciens locaux
- Éventuellement se renseigner sur les différents fournisseurs d’électricité et de gaz si l’entreprise souhaite en changer
- Souscription à la nouvelle offre d’énergie pour le futur local
- Procéder à l’ouverture du compteur au sein des nouveaux locaux
Le transfert du courrier en cas de changement de domiciliation en entreprise
Lors du transfert de siège social de votre entreprise, il faut veiller à ce que les courriers soient effectivement transférés de l’ancienne à la nouvelle adresse de l’entreprise.
Pour cela, plusieurs étapes sont à respecter :
- Prévenir les tiers susceptibles de vous envoyer du courrier du changement d’adresse (banques, assurances, clients, prestataires…)
- Modifier l’adresse sur l’intégralité des documents de l’entreprise (signature mail, plaquette commerciale, carte de visite, informations en ligne…)
Pour plus de facilités, il est également possible de remplir un document en ligne sur le site du service public, qui permet de passer l’information à l’ensemble des institutions, et organismes avec lesquels vous êtes susceptible d’avoir des contacts.
Une fois ces démarches effectuées, il vous faut vous renseigner auprès de la Poste sur les différentes possibilités de réexpédition de votre courrier d’une adresse à une autre, le temps que le changement d’adresse soit effectif. La Poste propose des mécanismes de réexpédition pendant des périodes déterminées, à savoir comprise entre 6 mois et un an.